香港公司商業登記證說明
概論
商業登記的兩項主要目的：提供業務資料作為政府稅收開立檔案及提供業務資料讓公眾人士在進行業務交易前參考之用。
根據《商業登記條例》(第310章)的規定，凡經營任何業務的人士，必須在其業務開業后1個月內申請登記其業務。違例者可被判罰款$5,000及入獄1年。
「業務」指為了圖利而從事任何形式的生意、商務、工藝、專業、職業或其他活動，同時亦指一所會社。然而，只擔任有收益的職位或受雇工作的人士，則不被視為經營業務，亦無須辦理商業登記。
「會社」指任何法團或一人以上的組織，其組成目的是為會員提供設施，以便進行社交或康樂活動，并且(a)為其會員提供服務(不論是否為了圖利);及(b)擁有其會員有權專用的會社處所。
凡在香港注冊成立的公司或《公司條例》第XI部適用者，不論該公司是否在香港經營業務，均被當作為經營業務的人士，并須根據《商業登記條例》辦理商業登記。《公司條例》第XI部適用的公司是指在香港設立營業地點的海外公司。
獨資或合伙經營的新業務
1.獨資或合伙經營的新業務，必須于開業日期起計1個月內向商業登記署登記。如屬獨資經營，應填寫申請表格第1(a)號，屬合伙經營，則填寫申請表格第1(c)號。須填寫這些表格一份，并連同獨資東主或所有合伙人的香港身分證或護照影印本一并遞交。
2.如獨資東主(或合伙業務中的所有合伙人)并非在本港居住，便須委托一名香港居民作為代理人，負責商業登記事宜，并提交一份委托書及代理人的香港身分證影印本。委托書的內容，應敘明代理人的姓名，香港身分證號碼及住址。另外，你亦可填妥遞交IRBR表格第177號。
由有限公司經營的新業務
在申請商業登記證前，一間有限公司必須首先在設于金鐘道政府合署的公司注冊處注冊。申請應于注冊成立為有限公司或于公司注冊處注冊日期起計1個月內提出，填妥申請表格第1(b)號一份，連同一份注冊公司證明書或由公司注冊處所簽發的一份海外公司注冊證明書影印本一并遞交。
一間海外公司，如在公司注冊處注冊的程序辦妥前已開始在港經營業務，亦可在上述開業日期起計1個月內申請商業登記。在這情況下，有關公司應填妥申請表格第1(b)號一份，連同海外注冊證明書(或同等效力文件)的副本，以及在原文非屬中文或英文的情況下，一份中文或英文譯本的經核證副本一并遞交。
開設分行
經營業務人士須在一家分行開設日期起計1個月內向商業登記署申請登記，填妥申請表格第1(d)號一份。
即時繳費
申請商業登記人士，必須在遞交申請書時一并繳付商業登記費及征費。倘若以郵寄方式申請，申請人必須將支票連同申請表格一并寄回本署。支票收款人為「香港特別行政區政府」。如親身到臨本局辦事處辦理，則須即時繳費。即使申請人亦同時根據商業登記條例第9條申請豁免繳交商業登記費及征費，亦須即時繳付有關費用。倘若豁免獲得批準，所繳費用將獲發還。
由于申請人需要即時繳費關系，商業登記署的「新商業登記」柜位的開放時間會與繳費處相同，時間如下：
香港灣仔告士打道5號稅務大樓4樓
周一至周五：上午九時至下午四時三十分
周六：上午九時至中午十二時
申請人如于上午九時前或下午四時三十分后到達商業登記署，可將申請表格及付款支票放入特設的收集箱。
服務表現承諾
由2000年4月1日起，新商業登記證的處理時間如下:
親臨柜位申請-新證在收到填妥的申請表后的30分鐘內發出
經郵遞申請-新證在收到填妥的申請表后的2個工作日內發出
商業登記：3年有效期的商業登記證
3年有效期的商業登記證
經營業務人士，可選擇發出3年有效期的商業登記證。選擇手續非常簡單(請參閱下段)。經營人士一經提出選擇，該選擇將持續有效，直至他另行以書面形式撤銷選擇為止。凡經營一個或以上分行的業務，選擇將同時適用于總行及所有(新、舊)分行。
現有業務及新登記業務提出選擇的時限及方式，是有所不同：
1.現有業務的經營人士必須以書面形式通知局長，及必須于現有登記證到期的1個月前提出選擇。舉例，如現有的商業登記證將于5月15日到期，證書持有人須于4月15日以前提出選擇。商業登記署印備申請表格IRBR184號以供申請。
2.新登記的業務，則必須是于1999年4月1日或以后開業，及應在商業登記申請書上提出是項選擇，但有關商業登記申請必須是在業務開業后的1年內提出。
如欲撤銷有關選擇，請于現有一張3年有效期的商業登記證屆滿前1個月之前向局長發出書面通知。
你可以親身或以郵寄方式遞交申請書及撤銷通知書。本局為了確保申請書及通知書的真確性，請恕不能接受以傳真方式遞交的申請書及通知書。
盡管總行或分行業務在商業登記證有效期內結束營業，已繳的商業登記費及征費均不會獲得發還。
換領商業登記證
對于已登記的業務，商業登記署會在現有商業登記證有效期屆滿前約1個月發出商業登記繳款通知書。經付款后，該繳款通知書便會成為有效的商業登記證。如你收不到該繳款通知書，你應在現有商業登記證有效期屆滿后1個月內，以書面通知稅務局局長。
如在商業登記證及分行登記證有效期屆滿后仍收不到或遺失了商業登記繳款通知書，你可以親身或以郵遞方式來換領商業登記證：-
如你親身來換領商業登記證，你應帶同你的舊商業登記證前往商業登記署，要求發給一份繳款通知書復本。如果你的業務地址已經更改而又未有通知商業登記署，你應同時填妥IRC表格第3111A號通知有關更改。
如你以郵遞方式換領商業登記證，你應將你的舊商業登記證影印本連同注明支付「香港特別行政區政府」的劃線支票寄交商業登記署。本局很快便會將一份已收費的商業登記證復本寄往你的業務地址。如你的業務地址已更改，你亦應夾附更改地址通知書，其上清楚書明你的商業登記號碼、業務名稱、新舊業務地址或注冊辦事處地址及更改日期等。
有效的商業登記證
繳款通知書上訂明的商業登記費及征費一經繳付，本署便會在通知書上打上機印顯示繳款日期、收據號碼和已繳金額，而該通知書便成為有效的商業登記證/分行登記證。登記證有效直至所列示的「屆滿日期」為止。
展示商業登記證
經營業務人士必須將有效的商業登記證/分行登記證展示于營業處當眼的地方，以便有關當局人員隨時查閱。獲局長授權的督察具有權力于任何合理時間進入其有理由相信正有業務在該處經營的處所，并在該處所作出所需的檢查及查詢。
商業登記以外的應注意事項
就任何業務發出商業登記證或分行登記證，并不表示該等業務已符合其他有關法例的規定。辦理商業登記的申請人，除辦理商業登記外，應注意經營某些行業尚須申請其他種類的牌照或經營者須具有認可專業資格。如有任何疑問，請向有關方面查詢詳情。
更改業務地址或注冊辦事處地址
如你的業務地址或注冊辦事處地址已經更改，你應于更改后的1個月內，以書面通知商業登記署，清楚書明你的商業登記號碼、業務名稱、新舊業務地址或注冊辦事處地址及更改日期等。另外，你亦可填妥遞交IRC表格第3111A號。
請將原本的商業登記證一并交回以供修訂。
取消商業登記
任何人如結束營業或結束任何分行業務，均須于結業日期起計1個月內，以書面通知商業登記署，并于來信中清楚書明你的商業登記號碼、名稱、地址和結業日期。你亦需于信中告知本局你結束營業后的通訊地址和聯絡電話號碼。另外，你亦可選擇填寫IRBR表格第93號。你須為該業務繳付商業登記費直至及包括該業務結業的年度為止。
任何根據《公司條例》(第32章)在香港成立為法團的公司，不論是否在經營中，須當作為經營業務的人，并須每年申領商業登記證，直至該公司解散或根據《公司條例》第291AA(9)條撤銷注冊。
正在清盤的有限公司，請一并遞交有關清盤決議案影印本作為證明;正向公司注冊處處長申請不營運私人公司的注冊撤銷的公司，則一并遞交一封由公司注冊處處長發出批準撤銷注冊申請的信件副本。在提交所需文件后，稅務局局長會考慮就法人團體開始進行清盤或向公司注冊處處長申請不營運私人公司注冊撤銷后的年度暫停發出商業登記費和征費的繳費通知書。在任何情況下，仍必須繳付規定的登記費和征費直至(及包括)該法人團體開始進行清盤或申請不營運私人公司注冊撤銷的年度為止。
你可以親身或以郵寄方式遞交結束業務通知書。本局為了確保通知書的真確性，請恕不能接受以傳真方式遞交的通知書。
商業登記冊內資料的摘錄
就有關業務而發出的商業登記冊內資料摘錄由兩部份組成:(1)業務經營者所遞交的商業登記申請書副本(2)申請書上所載資料的所有修訂紀錄。
如你想取得一間公司或其任何一間分行在登記冊內資料的摘錄或摘錄核證本，你需填寫IRBR表格第37號，并繳付訂明費用$45。表格上需清楚列明該公司的商業登記號碼及名稱。如你不知道該公司的商業登記號碼，請利用位于稅務大樓4樓的商業登記署所提供的自助商業登記號碼查詢系統作出檢索。
文件可于繳費后的下1個工作天的上午11時后領取。
由于以下資料已被刪除或并未有記錄于商業登記冊內，請不要就這些業務索取資料：
-已停業10年或以上的業務
-商業登記程序尚未完成的新開業務
商業登記證核證副本或商業登記證復本
你可向商業登記署申請索取一間公司的商業登記證核證副本或商業登記證復本。你需填妥IRBR表格第37號。領取核證副本的費用為$45，領取復本的費用為$36。
有關文件可于繳費后的下1個工作天的上午11時后領取。
商業登記費及征費
由2003年4月1日起開始生效的登記證
一年有效期登記費征費總額
總行業務2,000元600元2,600元
分行業務73元600元673元
三年有效期登記費征費總額
總行業務5,200元1,800元7,000元
分行業務189元1,800元1,989元
由2002年5月16日至2003年3月31日期間開始生效的登記證
一年有效期登記費征費總額
總行業務0元600元600元
分行業務0元600元600元
三年有效期登記費征費總額
總行業務3,200元1,800元5,000元
分行業務116元1,800元1,916元
由2002年4月1日至2002年5月15日期間開始生效的登記證
一年有效期登記費征費總額
總行業務0元250元250元
分行業務0元250元250元
三年有效期登記費征費總額
總行業務3,200元750元3,950元
分行業務116元750元866元
2002年4月1日前開始生效的登記證
一年有效期登記費征費總額
總行業務2,000元250元2,250元
分行業務73元250元323元
三年有效期登記費征費總額
總行業務5,200元750元5,950元
分行業務189元750元939元
豁免登記
《商業登記條例》規定下列各有關人士從事的服務或經營，不必辦理商業登記：─
1.慈善機構;
2.農業、園藝或漁業的經營(此項豁免不適用于根據《公司條例》成立為法團或須注冊的公司);
3.擦皮鞋的生意;以及
4.根據《小販規例》須要領取牌照的各種小販生意(在建筑物內經營者除外)。
豁免繳付商業登記費及征費
如你業務每月的平均生意額不超過以下限額，可申請豁免繳付商業登記費及征費：
主要憑提供服務
以賺取利潤的業務$10,000(由1996年4月1日起生效)
其他業務$30,000(由1996年4月1日起生效)
對于現有業務，上述每月平均生意額須為緊接申請提出前6個月的每月平均款額。至于新開業務，則須為該業務開業后首6個月的估計平均款額。
根據《公司條例》在香港成立或須要注冊的公司不會獲得豁免。
如獨資東主或相同合伙人同時經營兩項或多于兩項業務，則任何一間該等業務均不會獲得豁免。
申請必須以訂明的表格「表格3」提出。你可以親身或以郵寄方式遞交申請書。本局為了確保申請書的真確性，請恕不能接受以傳真方式遞交的申請書。
現有業務申請豁免繳付商業登記費及征費，要在現有商業登記證有效期屆滿的1個月前遞交。舉例，如你現有的商業登記證將于2003年5月15日屆滿，而你希望由2003年5月16日起計1年內獲得豁免繳付登記費及征費，你須于2003年4月15日以前提出申請。如是屬新開業務，則申請應在提交商業登記申請后1個月內遞交。
申請人會獲書面通知其申請結果。如獲批準豁免，本局會連同覆信發出「注明批給豁免的商業登記證」。申請人在未有接獲通知前仍須依期繳付商業登記費及征費。
豁免只在提出申請時才會批給，并有效至「注明批給豁免的商業登記證」有效期屆滿止，為期1年。其后每年必須根據當時所生效的豁免條件及申請程序重新提出豁免申請。
